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研究動態

監理資料如何編寫?

作者: 添加時間:2018-2-28 9:41:35 瀏覽:

 

摘要:

 

作為工程建設項目中的重要參與方,工程監理單位受建設單位委托,根據法律法規、工程建設標準、勘察設計文件及合同,對建設工程質量、進度、造價進行控制,對合同、信息進行管理,對工程建設相關方的關系進行協調,并履行建設工程安全生產管理法定職責。在其管理、協調、履職盡責過程中,會形成一定數量的公文,其中部分公文將作為工程監理資料的一部分,形成建設工程監理檔案資料。


  監理公文的寫作水平,可以直接體現監理工程師的技術水平、職業素養。水平較高的監理公文,格式正確、內容表述清晰、有理有據,能夠對協調、管理的事項起到良好的推動作用。一個工程項目的整體監理公文的寫作水平,更是項目監理機構履職盡責的能力和監理工作成效的充分展示。


  但是在現實工作中,大多數項目的總監理工程師都會感覺到:既能在施工現場發現問題、提出問題,又能將其形成書面語言,發出書面指令的監理工程師相對較少;能夠對外行文,寫出內容完整、言簡意賅、格式規范的公文的監理工程師更少。面對現實,筆者認為通過探討監理公文的寫作技巧,加強崗前培訓和內部培訓,促使現場監理工程師在此方面有所領悟、有所提高,是一條比較現實的途徑。下面,筆者就長期的監理工作過程中總結摸索出的一些規律,在此拋磚引玉,歡迎大家交流探討、批評指正。

 

1監理公文的主要類別

 

  監理公文的主要類別包括監理規劃、監理實施細則;月報、周報、會議紀要;監理通知、工作聯系單;監理日記、監理日志、旁站記錄;監理報告、監理工作總結、工程質量評估報告、匯報材料、PPT匯報材料;函。
  其他如開工令、復工令、工程暫停令和工程款支付證書等在GB/T 50319-2013《建設工程監理規范》中規定有專用表式,只要總監理工程師按要求認真填寫即可,不需要監理工程師起草或參與編寫,因此在本文中不一一詳述。

 

2監理公文應遵守的基本寫作規律

 

  監理公文一般應采用議論文的文體,從內容的邏輯關系來分析,采用“總論—分論—總論”式論述結構,或者說“提出問題—分析問題—結論”這樣的三段論比較適宜。當然,監理規劃、監理實施細則有比較成熟的格式,監理日記、監理日志也有具體的要求,不必拘泥于議論文的結構形式。

  監理公文行文要求結構嚴謹、自然、清晰。正文一般分開篇、主體、結尾三部分,開篇要明意,簡述發文依據和理由或者目的、結論;主體表述主要內容,把情況、問題、要求闡述清楚,內容較多的,可分段寫,或用序數表明項目,要講條理,注重邏輯關系,同類事情歸集在一起;結尾或請求批復,或要求執行,或提出希望,首尾呼應,結束全文。如有必要,還可附件、附表、附照片。

 

  監理公文必須使用規范的書面語言,特別是要使用專業術語,例如“電纜敷設”、“模板拆除”、“見證取樣”等。不得使用口語、方言或俗語,例如:有些監理工程師圖省事常常將“澆筑混凝土”或“澆灌混凝土”寫作“打灰”,是不符合書面語言的要求的。

 

  監理公文在遣詞造句方面必須字斟句酌,例如“宜”、“應”、“需”、“必須”等詞語就必須仔細區分其用法。監理公文必須做到字、詞、句準確通順,主語、謂語、賓語完整,單句、復句分清,段落、層次分明,標點符號使用無誤。特別要注意不出現錯別字,例如:“為”經常被寫作“未”,“部”經常被寫作“不”,導致語意改變,這種現象主要是寫作人員用拼音打字后未認真檢查出現的錯誤。有些人對“既”和“即”的意義分辨不清,需要加強學習,提高對語言文字的駕馭能力。

 

監理公文的語言風格應是高度概括,簡潔凝煉、嚴肅認真、不說廢話。公文寫作不同于文學創作,只要能將問題或觀點說明即可,不必長篇大論或引發聯想、感慨。要注重事實、注重數據、注重依據,分析要客觀、符合實際情況,就事論事,一般不使用形容詞,不添加感情色彩,特別要注意不得進行人身攻擊。例如有的監理日志中有這樣的語句“監理人員指出后,某某不但不聽,反而繼續違章作業,真是讓人氣憤!”這樣的寫法頗為不妥。

 

  監理公文寫作完成后應認真檢查:文體是否得當;內容是否切題并符合法律、法規、規范的要求;材料是否具體、真實;行文是否合乎語法和邏輯;文字和標點符號、序號是否規范;標題、主抄送單位、附件等是否存在問題;對于不同的級別關系、行文方向,語氣是否恰當;發文編號是否編排合理;排版是否美觀大方;是否按規范使用印章。一般情況下,總監都應對項目監理機構的對外發文進行檢查把關。

 

  監理公文最低的目的是要做到讓閱覽者明白作者表述的事件和觀點,明白作者的意圖,并且不產生歧義。監理公文一般有一定的時效性,特別是涉及到安全隱患的監理通知、工作聯系單等有明顯時間要求的公文,如果超過時限,就會耽誤工作,甚至造成損失。因此,寫作必須及時、審定和發文必須迅速,以保證公文盡快處理、盡快傳遞。

 

3各類監理公文的寫作要點

 

3.1 監理規劃、監理實施細則

 

GB/T 50319-2013《建設工程監理規范》中,對監理規劃和監理實施細則的作用、編制程序和原則、編制依據、主要內容都有詳細的規定,各家監理單位也都有成熟的范本。在編制過程中注意不要生搬硬套,要針對工程特點、難點進行取舍,所依據的國家規范、地方標準必須是本工程所適用的最新版。在監理工作實施過程中,如實際情況或條件發生較大變化,需要及時調整、修改、補充,否則就起不到對監理工作的正確指導作用。

 

3.2 月報、周報、會議紀要

 

  監理月報是項目監理機構每月向建設單位提交的建設工程監理工作及建設工程實施情況分析總結報告。主要內容包括:本月工程實施情況;本月監理工作情況;本月施工中存在的問題及處理情況;下月監理工作重點。監理月報重在形象進度、施工質量、安全文明施工的情況綜述和分析判斷,還應輔以分析圖表和現場照片、監理工程師工作照片等,給閱覽者以直觀的印象。寫作時要注意不要漏項,每一項都要突出中心思想。

 

  由于監理月報的形成周期較長,有的建設單位要求項目監理機構每周編寫監理周報,其寫作方法可參照監理月報。會議紀要特別應注意不要寫成會議紀錄,對每位發言者的觀點要進行提煉總結,對同類問題或同一問題要歸類匯總,使得全文條理清晰。會議紀要應有開篇和結尾,并附參會人員的簽到表,以資佐證。

 

3.3 監理通知、工作聯系單

 

  監理通知是針對施工單位在施工過程中出現的安全事故隱患、不符合設計要求、不符合施工技術標準、不符合合同約定的情況、使用不合格的材料、構配件和設備等行為,提出糾正施工單位在工程安全、質量、進度、造價等方面的違規、違章行為的指令和要求。


  工作聯系單主要用來進行項目監理機構與工程建設相關方之間的日常書面工作聯系,內容包括:告知、督促、建議等事項。


  監理通知、工作聯系單一般情況下都要注意時效性(某些告知、建議等事項的工作聯系單無須特別注意時效性),監理工程師發現問題后,要根據具體情況,評估其輕重緩急,對于重大、緊急、可能會產生嚴重后果的事故苗頭要及時果斷下達口頭指令,拍照取證,并在最短時間內發出書面指令。


  GB/T 50319-2013《建設工程監理規范》對監理通知、工作聯系單規定了相應的表格形式,寫作時應遵守。


  書寫“事由”時需要提煉文章內容的精華,用一句話將所要傳達的事項表述清楚。每一份監理通知最好不要重名,便于監理資料的收集整理歸檔工作。


  要堅持一文一事的原則,每份監理通知、工作聯系單只寫某個事項,既可突出重點,又能方便施工單位下發不同的部門進行整改和回復。


  要寫明具體的軸線、標高、部位和工序,例如:“D-E/15-16軸,二層頂板(標高9.85 m10.15 m)混凝土澆筑”。

 

  多引用現場量測、統計的具體數據,例如“現場量測5個點,鋼筋保護層厚度分別為33 mm32 mm34 mm28 mm41 mm”。

 

  要寫明依據的規范、條文或圖號。

 

  要限定整改時限和復查時間,否則施工單位一般都要拖延。

4監理日記、監理日志、旁站記錄

 

  GB/T 50319-2013《建設工程監理規范》中對監理日志的定義是:項目監理機構每日對建設工程監理工作及建設工程實施情況所做的記錄,并對記載的內容進行了詳細規定。個人記載的監理日記也可參照這些規定每日記錄。旁站記錄也有專用的表格形式。
  目前,存在于監理日記、監理日志和旁站記錄中的主要通病是記錄不連續、字跡潦草、用語不規范、內容籠統、發現的問題沒有整改閉合等,總監理工程師必須定期檢查,及時指出存在的問題,指導監理工程師和監理員提高記錄水平。

5監理報告、監理工作總結、工程質量評估報告、匯報材料、PPT匯報材料

 

  GB/T 50319-2013《建設工程監理規范》中規定了監理報告、監理工作總結、質量事故書面報告、工程質量評估報告的表式或主要內容,寫作者應遵照監理公文的基本寫作規律,全面、客觀描述或分析,每一段落中心要明晰。起草完成后應反復修改或交叉修改,項目總監理工程師應親自審批定稿。

 

  有時,根據工作安排,建設主管部門、建設單位或監理單位要求項目監理機構進行工作匯報,總監理工程師就需組織撰寫匯報材料或編制PPT匯報材料。PPT匯報材料應做到內容簡潔明了、條理清晰、圖文并茂,所用字體應適當放大,頁面過渡應平緩,便于觀看。

6

 

  函是不相隸屬機關之間相互洽商工作、詢問和答復問題,或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文,是一種平行文種。監理工作中較為多見的是向周邊施工、監理、建設等單位發函。


  函的寫作,首先要注意行文簡潔明確,用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬機關之間的行文,都要注意語氣平和有禮,至于復函,則要注意行文的針對性,答復的明確性。其次,函也有時效性的問題,特別是復函更應該迅速、及時。

7結語

 

  監理公文的寫作質量,是關乎項目監理機構正常運轉的一個重要方面,總監理工程師必須對此高度重視,通過培訓,通過對監理工程師起草的公文的討論、審核,詳加推敲,以理服人,才能產生對施工單位督促和管理的良性推動作用,才能讓建設單位、上級主管單位對項目監理機構產生信賴,反之,則會產生負面影響,降低監理工程師的威信,對后續工作產生不良影響。
從宏觀的角度看,本文探討的寫作技巧僅僅是“術”,監理工程師個人的職業素養、專業技能才是“道”,只有加強“道”的*,不斷提高職業素養、專業技能,才能從根本上提高寫作技能,才能源源不斷地生產出高質量的監理公文,對監理工作產生良性推動作用。

 

 

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